Один канал приёма заявок: из Telegram — в готовую структурированную заявку
Первый этап ограничен приёмом и первичной обработкой заявок. Объекты продолжают писать в Telegram как привыкли — текстом, голосом, фото, таблицей. Бот превращает это в заполненную форму заявки единого образца, оператор проверяет только спорные строки. Интеграция с 1С, склад, закуп, маршруты и контроль доставки в этот этап не входят и оцениваются отдельно.
Как это работает у вас сейчас
Заявки приходят оператору в Telegram в шести разных видах: свободный текст, голосовые, фото рукописных и печатных бланков, Excel-файлы, документы и изображения, плюс несколько сообщений по одной заявке подряд. Оператор вручную разбирает каждое, дописывает недостающее и переносит позиции в форму заявки — строка за строкой, руками. Разные написания одного товара приходится сводить в голове, а исходные сообщения теряются в ленте чата.
Как проходит заявка
Заявка
Распознано
Сверка
У оператора
Объект пишет в тот же Telegram и тем же способом, что и раньше. Несколько сообщений и файлов по одной заявке модуль объединяет в одну заявку до подтверждения; повторная отправка того же не создаёт дубль. Исходные сообщения и вложения сохраняются целиком.
Рабочее место оператора
Так выглядит экран, на котором оператор разбирает заявки: слева очередь по статусам, справа — исходное сообщение объекта рядом с тем, что из него собрал модуль. Это макет: состав полей и вид формы согласуем на первом шаге работ.
| Позиция | Кол-во | Ед. |
|---|---|---|
| Говядинасрочно | 40 | кг |
| Курица | 20 | кг |
| Масло подсолнечное | 6 | л |
| Мука«мешок» нет в справочнике | 2 | мешка |
Исходник всегда рядом: голосовое можно переслушать, фото — открыть, таблицу — посмотреть. История правок сохраняется по каждой заявке.
Что меняется в работе людей
- Форма заполняется сама, оператор разбирает только спорное — нераспознанные и неоднозначные позиции; остальное приходит готовой формой с исходным сообщением рядом
- Названия сводятся к справочнику — «масло подс.», «масло подсолнечное», «подсолн. масло» становятся одной позицией; новые написания оператор привязывает один раз
- Ничего не теряется — у заявки есть номер, время приёма, статус и история исправлений; исходные файлы лежат при ней
- Администратор ведёт объекты и права — пользователи, привязка к объектам, справочники и доступы в одном месте
Спорные данные система не подтверждает сама: пока оператор не разобрал строку, заявка стоит в статусе «требует уточнения». От сотрудника объекта ничего сверх привычного сообщения не требуется.
Заявка от объекта: голосовое сообщение
Как это выглядит в чате объекта: человек говорит как обычно, дальше работает модуль
Что собирает бот
- 🏢Объектпо отправителю или выбором, если связь не настроена
- 📦Позициитовар, количество, единица измерения
- 📅Дата и срочностьна когда нужно и насколько срочно
- ⚠️Спорные местачто расслышано или прочитано неуверенно
Статусы заявки
Ещё два состояния — «отклонена» и «ошибка обработки». Ошибка не приводит к потере исходных данных: заявку можно обработать повторно после исправления, а пользователь видит понятное описание, что случилось и что делать.
Что получаете по итогам этапа
Как будем делать
1. Согласование до начала работ
Закрываем открытые вопросы из ТЗ: форма итоговой заявки, форматы файлов, языки, товарный справочник, правила срочности и кто подтверждает заявку. Собираем контрольные примеры реальных заявок — на них проверяем приёмку.
2. Справочники и формат заявки
Загружаем объекты, пользователей, товарный справочник с единицами и вариантами написания. Фиксируем форму итоговой заявки — ту, что оператор сегодня заполняет руками.
3. Бот и распознавание
Приём текста, голосовых, фото и сканов, Excel и документов; объединение нескольких сообщений в одну заявку; защита от дублей; разбор на позиции, сопоставление со справочником, пометка спорного.
4. Рабочее место оператора и пилот
Очередь заявок, исходник рядом с распознанным, правка позиций, запрос уточнения, подтверждение и отклонение, журнал действий. Дальше — пилот на согласованной группе и прогон контрольных заявок.
Критерии приёмки
Этап принимается по проверяемым признакам, а не «на глаз» — на контрольных заявках, собранных на шаге 1:
- Бот принимает все согласованные форматы; исходники сохраняются без потери.
- Несколько сообщений по одной заявке собираются в одну, повтор не создаёт дубль.
- Спорные и нераспознанные позиции уходят оператору, а не подтверждаются молча.
- Оператор открывает исходник, правит данные и подтверждает заявку.
- Подтверждённая заявка приходит заполненной формой согласованного образца.
Допустимую точность распознавания фиксируем цифрой до начала работ — по вашим реальным сообщениям.
Что не входит в первый этап
- Интеграция с 1С: документы и синхронизация справочников.
- Расчёт складской потребности и автоматизация закупок.
- Машины, маршруты, печать и сортировка счетов-фактур.
- Контроль доставки: фото, видео, геолокация водителей.
- Управленческая отчётность.
Перечисленное оценивается отдельно и может войти в следующие этапы.
Что нужно уточнить до оценки
- Объекты и пользователи пилота; заявок в сутки — среднее и пик.
- Форма итоговой заявки: обязательные поля и в каком виде её получает оператор.
- Форматы файлов и шаблоны Excel; языки текста и голосовых.
- Товарный справочник: объём, источник, порядок обновления.
- Правила срочности, время окончания приёма и кто подтверждает заявку.
- Допустимая точность распознавания и критерии успешности пилота.
Следующий шаг
Рабочая встреча с оператором и администратором: закрываем вопросы из списка выше, определяем состав пилотной группы и собираем реальные заявки — текстом, голосом, фото и таблицей. На них считаем объём работ по первому этапу.